Särskilt om integritet och behandling av personuppgifter

Svensk Handel är en arbetsgivarorganisation. Det innebär att vi i förhandlingar och processer i domstol uppträder som företrädare för våra medlemsföretag eller som självständig part i arbetsrättsliga tvister. Vi ger även arbetsrättslig rådgivning till våra medlemsföretag. Den här informationen tar sikte på Svensk Handels behandling avseende personuppgifter och vänder sig till dig som är medpart, motpart, vittne eller ombud i en process. Informationen vänder sig också till företrädare för fackliga motparter, anställda och tidigare anställda i medlemsföretag samt andra personer som kan vara av betydelse för att klarlägga förhållandena i en tvist eller ett ärende.

Allt som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet omfattas av begreppet personuppgifter. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna i IT-systemen, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar om till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning och överföring. I vissa fall kan även sådant som sker utanför IT-systemen ses som behandling. Det gäller när det är fråga om register.

För de behandlingar som sker inom Svensk Handels verksamhet är Svensk Handel personuppgiftsansvarig (Föreningen Svensk Handel, org. 802001-3630, och Svensk Handel AB, org. nr. 556025-8807, 103 29 Stockholm, Sverige).

De personuppgifter Svensk Handel kan komma att behandla om dig som icke-medlem kan inhämtas från ett antal olika källor. Uppgifterna kan till exempel samlas in från dig själv, från en medlem hos Svensk Handel eller från ditt fackförbund.

De personuppgifter som vi erhåller från andra än dig själv kan innefatta ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter, arbetsgivare, lön och andra personuppgifter som är nödvändiga för att genomföra förhandlingar och rättsliga processer m.m. 

För att ge rådgivning, genomföra förhandlingar och processer.

För detta ändamål behandlar Svensk Handel behandlar personuppgifter avseende företrädare för fackliga motparter, anställda och före detta anställda i medlemsföretag, andra motparter, medparter och vittnen.

Behandlingen sker utifrån vårt berättigade intresse av att kunna företräda medlemmar vid förhandlingar och i rättegångar m.m.

Behandlingen är nödvändig för att vi eller vårt medlemsföretag ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som följer av lag eller kollektivavtal.

Behandlingen är nödvändig för att vi eller vårt medlemsföretag ska kunna fullgöra skyldigheter och utöva rättigheter inom arbetsrätten.

Behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara vårt eller vårt medlemsföretags rättsliga anspråk.

Genomföra avtalsrörelse, konflikt, tillämpning av lag och kollektivavtal m.m.

Svensk Handel kan komma att behandla dina personuppgifter i egenskap av företrädare för våra fackliga motparter i samband med avtalsrörelse, konflikt, tillämpning av lag och kollektivavtal m.m.

Behandlingen utförs inom ramen för Svensk Handels berättigade verksamhet som arbetsgivarorganisation. Behandlingen sker utifrån vårt berättigade intresse av att teckna nya kollektivavtal för att tillvarata våra medlemmars enskilda och gemensamma intresse.

Personuppgiftsbiträden

I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om att vi använder oss av olika IT-leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss.

Svensk Handel har ansvar för att skriva avtal med samtliga personuppgiftsbiträden och lämna instruktioner om hur dessa får behandla personuppgifterna. Vi kontrollerar självklart alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifterna.
När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen.

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga 

Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till externa parter såsom ditt fackförbund, domstolar skiljenämnder, med- och motparter.

Svensk Handel kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES men ibland är det inte möjligt.

För visst IT-stöd kan uppgifterna föras till ett land utanför EU/EES. Det gäller till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Som personuppgiftsansvariga är vi ansvariga för att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dessa behandlingar sker i enlighet med bestämmelser inom EU/EES.

När personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder. Hit hör bland annat ”Privacy Shield” användningen av ”Binding Corporate Rules” och olika avtalslösningar. Om du vill ha ytterligare information om dessa skyddsåtgärder är du välkommen att kontakta oss. Standardiserade modellklausuler för dataöverföring, som antagits av EU-kommissionen, finns även tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat rensningsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur länge detta är varierar på skälet för behandlingen.

Dina personuppgifter lagras under den tid som Svensk Handel är skyldig att spara uppgifterna enligt gällande lag. Till exempel måste vi ha kvar vissa uppgifter för att fullgöra de krav som ställs i bokföringslagen.

För de personuppgiftsbehandlingar där det inte finns någon laglig skyldighet eller regel som anger en viss tidsperiod för lagring av dina personuppgifter är principen som används för att fastställa lagringsperioden att dina personuppgifter inte ska lagras längre än vad som är nödvändigt för vilka uppgifterna behandlas. Det innebär till exempel att uppgifter som behandlas i tvisteärenden raderas efter tillämplig preskriptionstid.

Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Hur du ska gå tillväga för att hantera dina rättigheter, se stycket ”Hantera dina rättigheter” längre ned. Här nedan listar vi den registrerades rättigheter.

Rätt till registerutdrag (rätt till tillgång)

Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. När du lämnar en sådan begäran kan vi komma att ställa en del frågor för att se till att det blir en effektiv hantering av din begäran. Vi kommer också vidta åtgärder för att säkerställa att uppgifterna begärs av och lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse

Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

I vissa fall kan du göra korrigeringar själv, vilket vi då informerar dig om.

Rätt till radering

Du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi behandlar om dig bland annat om:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

• Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.

• Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt.

• Personuppgifterna har samlats in om ett barn (under 13 år) som du har föräldraansvaret för

• Om uppgiften inhämtats med stöd av ditt samtycke och du vill återkalla ditt samtycke

Vi kan dock ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också vara så att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Om vi är förhindrade att radera dina personuppgifter kommer vi att blockera personuppgifterna från att kunna användas för andra syften än det syfte som gör att de inte kan raderas.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du motsätter dig att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.

Om, och när, vi inte lägre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du har också alltid rätt att slippa direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Du har, som registrerad rätt till dataportabilitet om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.

Hantera dina rättigheter

Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska vara skriftligt och egenhändigt undertecknad av den utdraget avser. Vi kommer besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar. Ladda ner detta dokument och svara på frågorna samt underteckna det. Maila därefter det ifyllda dokumentet till personuppgift@svenskhandel.se. Mailet ska i möjligaste mån skickas från den mailadress du är registrerad med hos Svensk Handel.

I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering. 

Vi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta IMY, se https://www.imy.se/

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss på: personuppgift@svenskhandel.se, eller via telefon på: 010-47 18 500

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen.